Mengenal Jenis-jenis Surat Elektronik

Surat elektronik (surel) atau electronic mail (email) menjadi sebuah alat komunikasi yang sangat dibutuhkan di era digital saat ini. Email memungkinkan kita untuk mengirim dan menerima pesan, dokumen hingga berbagai lampiran lainnya dengan sangat mudah dan cepat. Email tidak hanya digunakan oleh perusahaan, tetapi juga secara personal.

Saya pribadi sangat bergantung dengan email sebagai alat untuk berkomunikasi dengan para klien. Dengan memanfaatkan email, saya akan lebih mudah dihubungi oleh klien untuk berbagai kebutuhan, salah satunya mengajak kerja sama. 

Namun tahukah kamu apa itu surat elektronik, fungsinya dan jenis-jenis surat elektronik? Berikut ulasannya ya guys. Jadi, baca secara perlahan dan bisa juga sambil ngopi santai.

Pengertian Surat Elektronik

Surat elektronik merupakan pesan digital yang ditransmisikan melalui suatu jaringan internet. Artinya, kamu mesti terhubung dengan internet jika ingin mengirim pesan melalui email. Secara umum, email terdiri dari dua bagian, yaitu header dan body. 

Header biasanya berisi informasi tentang pengirim, penerima, subjek dan tanggal pengiriman. Sementara pada bagian body berisi isi pesan itu sendiri. Selain menulis pesan, kamu juga bisa menyematkan gambar, video, dokumen dan lampiran lainnya untuk dikirimkan kepada si penerima.

Fungsi Surat Elektronik

Surat elektronik memiliki manfaat dan fungsi yang sangat berguna dalam kehidupan manusia, salah satunya untuk dunia bisnis. Hal ini menjadikannya sebagai salah satu alat komunikasi yang sangat berharga di era modern sekarang ini. Berikut beberapa fungsi surat elektronik yang perlu kamu ketahui :

1. Sebagai alat komunikasi (bisnis)

Dalam dunia bisnis, komunikasi digital selalu dilakukan melalui email. Dalam konteks ini, surat elektronik memungkinkan terjadinya pertukaran informasi antara perusahaan dengan mitra bisnis secara efektif dan efisien.

Setiap pengguna surat elektronik mampu berkomunikasi tanpa dibatasi oleh ruang dan jarak. Melalui sebuah email, bisa menghubungkan suatu perusahaan dengan klien, rekan bisnis maupun pihak-pihak terkait lainnya.

2. Mendapatkan pemberitahuan secara lebih cepat

Informasi yang dikirimkan melalui email jauh lebih cepat bisa diterima kapan saja dan dari mana saja. Maka dari itu, email menjadi sebuah media komunikasi modern yang sangat dibutuhkan, karena memiliki kemampuan mengirim dan menerima pesan dalam waktu yang instan. Surat elektronik memberikan kecepatan yang dibutuhkan dalam mengirim informasi kepada penerima.

Dalam berbagai aspek kehidupan manusia, tertutama dunia bisnis, pemberitahuan (informasi) yang dikirimkan melalui surat elektronik akan diterima secara cepat, sehingga sangat efektif untuk memberikan konfirmasi pesanan, status transaksi atau pengiriman barang. 

3. Media untuk mengarsipkan dokumen

Siapa sangka, email juga kerap digunakan untuk menyimpan dan mengakses berbagai dokumen penting secara digital. Lampiran file dalam email memungkinkan pengguna untuk mengirim dan menerima dokumen dalam berbagai format, mulai dari dokumen, teks, presentasi, spreadsheet, gambar dan lain sebagainya.

Berbagai dokumen yang dikirimkan melalui email, bisa dengan mudah kamu kelola sekaligus bisa menghemat ruang penyimpanan secara fisik. Melalui arsip elektronik tersebut, dengan mudahnya kamu bisa melacak dan mengelola berbagai dokumen. Berbeda dengan dokumen fisik yang mungkin saja bisa terselip dan mudah hilang.

4. Media untuk mengirim informasi seputar jadwal dan undangan

Saya juga kerap menerima berbagai undangan untuk berbagai keperluan dan acara, seperti job untuk ngeblog melalui email. Berbagai lampiran penting seputar undangan ataupun acara bisa dengan mudah dikirimkan melalui email. Hal ini menjadikan email sebagai media komunikasi digital yang efektif dan efisien.

Si penerima pun bisa dengan mudah untuk merespon undangan tersebut maupun informasi terkait acara bisa disampaikan secara langsung melalui email. Cara ini tentunya mampu membantu mengurangi penggunaan kertas (paperless) dan efisiensi waktu yang diperlukan untuk melakukan pengiriman undangan secara fisik.

5. Sebagai media promosi

Fungsi surat elektronik selanjutnya adalah bisa digunakan sebagai media untuk promosi, sehingga mampu memperluas jangkauan, membangun hubungan dengan pelanggan atau rekan bisnis serta meningkatkan brand awareness. 

Mungkin saja kamu pernah atau sering menerima newsletter atau pemberitahuan seputar produk melalui email bukan? Inilah mengapa perusahaan kerap memanfaatkan email sebagai media promosi, karena dianggap lebih efektif dan mampu menjangkau target pasar yang tepat. Tanpa perlu membuang-buang tenaga dan biaya promosi.

Mengenal Jenis-jenis Surat Elektronik

Kamu sudah memahami apa itu surat elektronik dan apa saja fungsinya. Sekarang, mari kita cari tahu apa saja macam atau jenis surat elektronik yang beredar, karena ternyata surat elektronik atau email itu ada begitu banyak, tidak hanya Gmail saja, tetapi ada juga yang lainnya. 

Nah, pastinya kamu penasaran bukan? Yuk simak selengkapnya di bawah ini :

1. Google Mail (Gmail)

Gmail dikembangkan oleh Google dan menjadi salah satu platform surat elektronik yang paling populer di dunia. Gmail hadir dengan fitur-fitur canggih, seperti penyimpanan yang besar, terintegrasi dengan sistem Google yang lain dan kemampuan dalam mengelola pesan yang masuk dengan cukup mudah.

2. Yahoo Mail

Selain Gmail, jangan lupakan Yahoo Mail yang menjadi platform surat elektronik yang terus mempertahankan popularitasnya. Yahoo Mail memiliki antarmuka (interface) yang user-friendly, sehingga mudah digunakan, termasuk orang yang masih awam sekalipun.

3. iCloud Mail

iCloud Mail dirancang khusus untuk pengguna produk Apple, sehingga menawarkan kemudahan dalam berintegrasi dengan ekosistem Apple. Selain itu juga menawarkan antarmuka yang elegan dan fitur privasi iCloud. Namun ternyata memiliki kekurangan, yaitu kapasitas penyimpanan yang masih terbatas, ketergantungan pada ekosistem Apple dan ketidakcocokan untuk pengguna non-Apple.

4. Yandex Mail

Surat elektronik yang satu ini berasal dari negara Rusia yang menawarkan sistem keamanan yang baik, terenkripsis end-to-end dan tanpa hadirnya iklan yang mengganggu pengguna ketika menggunakannya. Yandex masih memiliki kelemahan, yaitu antarmuka yang kurang intuitif, hanya populer di Rusia dan dukungan bahasa yang terbatas.

5. AOL Mail

AOL Mail bahkan telah hadir sejak awal era internet dan masih menjadi pilihan bagi beberapa pengguna. Layanan AOL Mail pertama kali rilis pada 21 Maret 1983. Surel ini memiliki antarmuka yang minimalis, ringan dan cocok untuk digunakan di perangkat lawas. Kekurangannya adalah fitur yang masih terbatas, kapasitas penyimpanan yang kecil, kurang populer dan masalah keamanan.

6. Outlook

Outlook dikembangkan oleh Microsoft dan dilengkapi dengan berbagai fitur pendukung, seperti kalender dan kontak yang terintegrasi, cocok untuk penggunaan profesional dan tampilan yang profesional. Kekurangannya adalah harus membayar untuk mendapatkan fitur yang lengkap dan antarmuka yang kompleks bagi pemula.

7. Zoho Mail

Bagi kamu yang memiliki bisnis skala kecil, rasanya bakalan cocok menggunakan layanan email dari Zoho Mail. Meski begitu, Zoho Mail telah dilengkapi dengan fitur seperti expense tracker, share file hingga tidak ada iklan yang mengganggu pengguna. Namun untuk merasakan fitur-fitur tersebut, kamu mesti berlangganan terlebih dulu.

8. Proton Mail

Proton Mail dikenal dengan tingkat keamanan yang cukup baik dan telah enkripsi end-to-end, sehingga menjadi pilihan yang tepat bagi pengguna yang menginginkan privasi dalam berkomunikasi. Kekurangannya meliputi kapasitas penyimpanan yang terbatas, fitur terbatas dibandingkan platform lainnya dan membutuhkan akun berbayar untuk menggunakan fitur tambahan tersebut.

9. Mail.com

Mail.com merupakan platform surat elektronik yang memungkinkan penggunanya untuk memiliki alamat email sesuai dengan kebutuhan. Tidak tanggung-tanggung, kamu bisa memilih lebih dari 200 domain gratis yang bisa dihubungkan dengan pekerjaan, hobi, musik, teknologi, fesyen dan lain sebagainya.

10. Pepipost

Pepipost menggunakan layanan Email API (Application Programming Interface) dan SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) Relay, sehingga platform surel ini bakalan cocok untuk layanan transaksi email, pengiriman email massal dan email sending service. Kelebihannya yaitu dilengkapi dengan fitur data security, laporan real-time, webhook, notifikasi bounce dan manajemen sub akun. Kekurangannya adalah pembatasan 100 email per hari untuk pengguna gratis.

11. GMX Mail

Bagi kamu yang sering mengirimkan file berukuran besar, maka GMX Mail menjadi pilihan yang tepat, karena pasalnya mampu melampirkan file hingga berukuran 500MB. Namun sayangnya platform surel ini belum dilengkapi dengan autentifikasi dua faktor yang bisa saja file bisa diakses oleh perangkat yang tidak dikenal.

Konklusi

Masing-masing layanan email di atas memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Kamu hanya tinggal menyesuaikannya saja sesuai dengan kebutuhan. Mau yang gratisan, yang punya kapasitas penyimpanan yang besar, yang mudah digunakan atau punya tingkat keamanan yang tinggi, tinggal pilih saja.

Semoga artikel tentang jenis-jenis surat elektronik yang Hendradigital.com bagikan di atas bisa bermanfaat sekaligus menambah wawasan baru ya. Sampai jumpa di artikel keren dan bermanfaat selanjutnya.

Share This Article :